Sabemos lo importante que una empresa es, por lo que es principal que sigas estos 5 útiles consejos para aprovechar tu correo corporativo.
No hace falta decir que millones de personas a escala mundial utilizan un sistema de email para mantenerse conectados y comunicados. Inclusive lo hacen para hacer citas, manejar una agenda o calendario, y poner orden en su vida personal o profesional.
Pocas personas realmente saben como usar todas las características y beneficios de su correo corporativo, sobre todo los empleados. Aprende aquí algunos trucos o tips simples para ahorrar tiempo y a trabajar de una manera más efectiva, sin dejar de lado el tener una mejor colaboración con colegas y clientes.
Mira estos cinco sencillos tips para que te los aprendas y lleves tu productividad a un siguiente nivel.
1- Limita las notificaciones del escritorio
Lo primero es que limites las notificaciones de escritorio y selecciones que correos electrónicos son los más importantes para que se muestren de inicio. Normalmente la bandeja de entrada de correo electrónico puede ser un refugio seguro para la postergación de algún material para leer a futuro. Pregúntate: ¿Con qué frecuencia haces clic en tu bandeja de entrada, cuando ves una de aquellas notificaciones en la parte superior de la pantalla de tu computadora, smartphone o tablet?
Aunque para algunos esta práctica puede ser terriblemente molesta y los distraiga de sus tareas del día a día, aún así es importante recibir notificaciones sobre las alertas más importantes.
2 – Establece recordatorios
Segundo, establece recordatorios con check in. El uso de registros programados con recordatorios asegura que nunca se te olviden esas citas o tareas que pueden costarte una sanción en el menor de los casos, o cerrar un negocio en el peor. Además, es importante que incluyas a los miembros de tu equipo en los recordatorios para alertaros también ante cualquier circunstancia.
3 – Usa colores
Casi todos los servicios tienen las opciones de poner recordatorios en colores para las notas de publicación. Úsalas. Si tienes un collage de muchos colores, colócalo alrededor de la pantalla para que nunca olvides esas fechas importantes, números telefónicos, etc. Normalmente se llaman notas adhesivas y son una gran herramienta.
4 – Programa los tiempos de reunión
Pues algunas estadísticas señalan que 15 por ciento del tiempo colectivo de una organización se usa en reuniones. Muchas veces esto es pérdida de recurso humano. A pesar de que las reuniones son una parte importante en las empresas para que sus equipos de trabajo desarrollen estrategias y planes de crecimiento, y se tomen decisiones, debes ser consciente de cómo pueden alejarte de otras tareas que pueden ser una mayor prioridad para el negocio. Tu plataforma de correo corporativo puede ayudarte a crear alarmas de tiempo. Prográmalas.
5 – Elimina y bloquea cadenas y publicidad no deseada.
Hasta por ciberseguridad es importante hacerlo. Evita siempre que tu bandeja de entrada se ve abrumada por una gran cantidad de mensajes que además ni vas a leer. Puedes programar un servicio de antispam en el correo corporativo para evitar que mensajes de propaganda, publicidad o que suenen sospechosos se establezcan en tu bandeja de entrada, pues muchos de los ataques cibernéticos exitosos suceden por abrir sin querer mensajes de este tipo o por curiosidad. Protégete de este tipo de amenazas en tu plataforma empresarial.
Teniendo estos tips, podrás tener una mejor operación usando tu plataforma de correo corporativo. Recuerda que es muy importante que tengas un email profesional para que puedas llevar a cabo estas tareas, pues aunque muchos de los servicios gratuitos te permiten usar este tipo de herramientas, la personalización y capacidad de almacenamiento es mayor cuando se paga por ello.